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大学生毕业后,档案何去何从?

2015年08月04日 12:51 来源:学校大全编辑:admin

档案审核通过后,集中办理存档。刘云峰 摄

眼下正值高校毕业生们奔跑于招聘会、找工作之际。然而,想要完成从学校到职场的跨越,除了落实工作之外,就业部门提醒,作为承载着诸多毕业生重要信息及身份证明的档案,其落地接收也是毕业季的重要工作之一。

为什么要存档?哪些人员需要存档?存档、转接的流程是什么?私拆、个人保存、遗失档案导致的死档如何激活?带着这些疑问,记者在山西省人力资源市场和太原人才市场进行了多日走访。相关部门提示,档案非常重要,毕业后首先对自己的档案进行托管和保存,切不可拖延太久。

人力市场档案落户数量激增

7月24日12时30分左右,虽然下班时间已经过了半小时,但山西省人力资源市场内负责高校毕业生档案落户的7个窗口前,仍然挤满了等待办理落户的毕业生。

“我是10点多来的,一直排队等到现在了。”正在办理落户的杨志林告诉记者。

为什么要将档案落户呢?山西省人力资源市场代理部部长武子滨表示:“个人档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,起凭证、依据和参考作用。个人档案里一般有高校毕业生登记表、学习成绩表、在校奖罚材料、体检表、毕业生报到证(存档联)、高考试卷等。”

据武子滨介绍,目前,大学毕业生的个人档案仍有多方面的作用:可以建立人事关系,进行连续工龄计算;办理工作调动时还需要个人档案;专业技术职称晋升要档案记录作依据;报考公务员政审、出国政审,公证时要查阅个人档案;考研时需要档案等。档案一旦变死档,将会在诸多方面造成不便,且补救起来时间长、程序繁琐。

如今,档案的重要性被越来越多的高校毕业生所认可。自6月初到现在,省人力资源市场已经接收高校毕业生档案1万多份。“平均每天接收数量有200多份,比去年同期增加了10倍。”武子滨说,“每天还不到8:00,市场门外就有不少高校毕业生在排队等待了。为了方便毕业生们,尽快办理档案落户,我们开了7个窗口,延长工作时间到中午1:00,晚上到8:00—9:00。”

8类人员需办理存档

哪些人员档案要存放人才市场?存档方式有哪些?针对档案存放的相关问题,武子滨部长做了详细解释。“流动人员人事档案具体由县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构(比如人才市场)以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理,其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。”武子滨说,根据规定,严禁个人保管本人或他人档案。跨地区流动人员的人事档案,可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。

根据有关规定,流动人员人事档案具体包括8类:非公有制企业和社会组织聘用人员的档案;辞职辞退、取消录(聘)用或被开除的机关事业单位工作人员档案;与企事业单位解除或终止劳动(聘用)关系人员的档案;未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案;自费出国留学及其他因私出国(境)人员的档案;外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案;自由职业或灵活就业人员的档案;其他实行社会管理人员的档案。

“就是说,这8类人员需要在人才市场办理人事代理业务。”

对于办理存档的方式及类别,大致分为三类:

离校未就业的:可存放到学校,学校存放期为两年,自毕业之日算起,两年后,若还未将档案转走,学校会将档案打回学生原籍;也可以存放至正规的人才市场,就业后及时办理转档手续。

离校就业的:可寄送至就业单位。具有档案管理权限的机关、事业单位、国有企业,由单位接收、管理档案。无权限的单位,可由当地公共就业和人才服务机构负责提供档案管理服务。

主动调回原籍的:无论是否参加工作,都可将档案放回原户籍所在地的人事部门或人才市场。若找到工作想返回原籍的,单位可发函(调档函)将档案调出。

此外,需要注意的是,虽然今年起不收取档案管理费,但是存在一些补交费用的情况:2012年12月31日前,按照相关规定,每月收取25元管理费;2013年 1月 1日到 2014年 12月 31日之间的,按照相关规定,每月收取10元管理费;从今年起,应届毕业生的档案和流动人员免去管理费等费用。其中,落户挂靠需要收取费用,并不与档案费用一致。

存档和调出有固定流程

“档案和户口不让长时间留在学校,单位没办法接收,又不想将其办回大同老家,想落户到太原,但对具体的操作流程实在是一头雾水。”7月初,23岁的秦玮从太原理工大学毕业后,几经周折,最后在南内环一家私企落实了工作。工作虽落实了,但是办理存档和落户再次让他纠结起来。

“像秦玮这样的流动人员,可以选择太原任何一个人才市场,就近办理存档。”太原人才市场人事代理部部长郝并寿表示,自去年年末我省实行“取消高校毕业生落户限制”政策以后,来太原人才市场办理存档的外地毕业生数量也多了起来,增长幅度在两倍左右。

接着,郝并寿部长以太原为例,对存档和落户流程进行了解释。

“办理存档落户手续,须先签订一式三份的就业协议。签订的就业协议需盖 3个公章:用人单位公章、太原人才市场公章、太原市大中专毕业生就业指导中心公章。”郝并寿介绍说。

盖公章的就业协议是办理就业报到证的重要依据,具体办理和领取就业报到证的时间可咨询学校。同时,到学校派出所办理户口迁移证,迁入地为太原人才市场,具体为太原高新区中环派出所。

走完上述流程后,毕业生便可凭本人档案、就业报到证、户口迁移证到太原人才市场,办理存档、落户手续。需要注意的是,毕业生本人档案须由学校通过专门途径或者通过毕业生本人送达太原人才市场。

郝并寿部长告诉记者:“人事代理可由单位集体委托代理,也可由个人委托代理。完成人事代理并办理存档后,便可享受相应服务,如接收、转递、查阅、证明、政审、党组关系接转等。”

办理存档落户后,又要在太原市换工作或者离开太原工作,如何办理调出档案?郝并寿介绍,调出档案,即档案传递,首先要有商调函。

具体办理流程是:若新单位是太原市的,且有人事权,那么提供新单位出具的商调函(提档函);新单位若是本地的且没有人事权,或者是外地的单位,那么都要求当地县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构出具商调函 (提档函)。随后,本人提供存档合同书 (代理单位还需提供单位同意调出函),到太原人才市场档案部提档,人事代理部窗口办理传递手续。

此外,郝并寿提示广大毕业生,档案关乎存档和落户两个方面,与参加工作后参保等事项都有关系。不要让档案长期处于过渡状态,保证档案处于完整的状态。切勿将档案存放到不正规的人事代理机构,避免丢失、损坏。

私拆、个人保存、遗失档案导致的死档须激活

长期个人保存档案、遗失档案、私自拆封档案等,都会导致死档。但是,死档并非无可救药,可通过三种方式激活。

长期个人保存档案导致死档应尽快办理改派手续

“我的档案在自己手里,从毕业时算起,都快5年了,最近听说个人长期保存原来会导致死档。”王志新焦急地说:“有没有什么办法让它起死回生?”“一般个人保存档案超过两年就会变成死档。”郝并寿介绍说,针对自己长期保管档案造成的档案变死档问题,郝并寿提醒,应尽快到教育部门下属的大中专毕业生就业指导中心咨询,通过办理改派手续,将档案存放在当地人社部门下属的人才交流中心(人才市场)来激活。办理改派手续时,在私企工作的,应提供本人在私企工作的劳动合同,并在一式三份就业协议上盖上单位章,再到人才市场盖章,最后到大中专毕业生就业指导中心盖章。办完手续后,将档案存放人才市场。

私拆档案导致死档可联系学校重新审核封签

去年毕业的 90后女生李琳,不仅没有及时把档案存放在人才市场,还将档案私自拆了封。咨询过人才市场后,对方统一答复:“只接受没有开封过的档案。”现在,她非常想知道,拆封的死档,该如何激活。

为此,郝并寿表示,按照国家、省、市人事档案管理的相关规定,任何人不得私自保管他人或本人档案,也不能私自拆阅。因为一旦拆封,就可能意味着,档案内材料被随意更改。一旦被随意更改,档案的真实性便存疑了。

对于私自拆封的档案,郝并寿介绍说,根据国家规定,人才市场不予接受。档案持有者应当及时联系原毕业院校审查档案,确认未经涂改变更后,重新封签加盖骑缝章,方为有效。

档案遗失导致死档应寻找原始档案重新建档

“我的档案在毕业当年邮寄过程中弄丢了,肯定成了死档。现在换工作,新单位要求办理档案手续。这可怎么办?”毕业于太原师范学院的马皓月同样面临死档问题。

针对档案遗失造成的死档、无档问题,郝并寿提醒,首先应当联系家人、同学、舍友等人员,尽一切可能找回档案。因为人事档案最为注重的就是它的原始性,在证明某一事项时,档案记录的证明效力要高于现单位出具的证明效力。

经过努力后,仍未找到档案,就只能通过毕业院校、所在党组织等单位,查询补办有关档案材料,比如,入学登记表、大学成绩单,党团组织关系等,形成档案。补办档案前,最好和档案存放地(人才市场或者机关事业单位国有企业人事部门)咨询清楚,补办档案后,还要经档案存放地审核有效后,才算最终完成。

□ 刘云峰

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